Outlook-Signatur erstellen oder ändern — so geht’s
Outlook gibt es in drei Varianten — das neue Outlook, das klassische und Outlook im Web — und jede versteckt die Signatur-Einstellungen woanders. Hier steht für jede Version genau, wo du klicken musst — in unter zwei Minuten erledigt.
Neues Outlook (Windows & Mac)
Das neue Outlook ist die Standard-App unter Windows 11 und in der aktuellen Mac-Version. Die Signatur-Einstellungen stecken im modernen Einstellungsfenster — hier ist der schnellste Weg.
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Öffne Outlook und klicke oben rechts auf das Zahnrad (Einstellungen).
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Gehe im Einstellungsfenster zu Konten → Signaturen.
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Klicke auf „+ Neue Signatur“, vergib einen Namen und schreibe oder füge deine Signatur in den Editor ein. (HTML-Signatur aus unserem kostenlosen Generator einfügen — Farben, Logo und QR-Code bleiben erhalten.)
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Wähle unter „Standardsignaturen auswählen“ deine Signatur für „Für neue Nachrichten“ und „Für Antworten/Weiterleitungen“.
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Klicke auf Speichern — fertig, jede neue E-Mail trägt deine Signatur.
Klassisches Outlook (Windows-Desktop)
Noch im klassischen Desktop-Outlook (Microsoft 365 / Office 2016–2021)? Die Signatur versteckt sich im alten Optionen-Dialog — am selben Ort wie eh und je.
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Klicke oben links auf Datei und dann auf Optionen.
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Wähle im Fenster Outlook-Optionen den Punkt E-Mail und klicke auf „Signaturen…“.
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Klicke auf Neu, benenne die Signatur und füge sie im Bearbeitungsfeld ein.
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Lege rechts die Standardsignatur deines Kontos fest — eine für Neue Nachrichten, eine für Antworten/Weiterleitungen.
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Zweimal mit OK bestätigen. Neue E-Mails enthalten die Signatur automatisch.
Outlook im Web (outlook.com / Microsoft 365)
Outlook im Browser auf outlook.com oder über Microsoft 365? Die Einstellungen sind vereinfacht, und die Web-Signatur synchronisiert sich mit den neuen Outlook-Apps.
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Öffne outlook.com (oder outlook.office.com) und klicke auf das Zahnrad in der oberen Leiste.
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Wähle E-Mail → Verfassen und Antworten.
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Klicke unter E-Mail-Signatur auf „+ Neue Signatur“, benenne sie und füge deine Signatur ein.
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Lege darunter die Standards für neue Nachrichten und Antworten fest.
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Auf Speichern klicken. Die Web-Signatur synchronisiert sich mit dem neuen Outlook.
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Eine Signatur nur mit Name und Telefonnummer verschenkt Potenzial. Unser kostenloser Generator baut eine professionelle Signatur mit Foto, Markenfarben und einem QR-Code zu deiner digitalen Visitenkarte — jede E-Mail wird zum Networking-Kontaktpunkt.
Kostenlose Signatur erstellenFAQ zur Outlook-Signatur
- Warum erscheint meine Signatur nicht bei Antworten?
- Signaturen gelten pro Nachrichtentyp. Prüfe in den Einstellungen, ob deine Signatur unter „Für Antworten/Weiterleitungen“ ausgewählt ist — standardmäßig steht dort oft „(keine)“.
- Wie füge ich Logo, Foto oder QR-Code in die Outlook-Signatur ein?
- Erstelle die Signatur in einem Generator mit HTML-Export — etwa unserem kostenlosen — kopiere sie und füge sie direkt in den Outlook-Editor ein. Bilder müssen online gehostet sein (übernimmt unser Generator), sonst sehen Empfänger defekte Symbole.
- Warum ist meine Signatur auf dem Handy anders als am Rechner?
- Das klassische Outlook speichert Signaturen pro Gerät, und die Outlook-App hat eine eigene Einstellung (Einstellungen → Konto → Signatur). Das neue Outlook und Outlook im Web synchronisieren über dein Microsoft-Konto — dort einstellen, dann bleibt alles konsistent.
- Kann ich verschiedene Signaturen für verschiedene Konten nutzen?
- Ja. In jeder Outlook-Version werden die Standards pro Konto festgelegt — erstelle je Konto (oder Sprache) eine Signatur und weise sie in den Dropdowns für Standardsignaturen zu.
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